ทำไมต้องเป็น กฎ 2 นาที

    กฎ 2 นาทีของ GTDเป็นกฎที่มีคนนำไปปฏิบัติเป็นจำนวนมาก เพราะทำได้ง่าย และเห็นผลชัดเจนทันที กฎข้อนี้อยู่ในขั้นตอน Clarify และแนะนำว่า ถ้างานที่ต้องทำ(action)ใช้เวลาไม่เกิน 2 นาที เราควรจัดการงานนั้นๆทันที เพราะการนำไปบันทึก หรือเก็บเข้าแฟ้ม แล้วต้องกลับมาค้นหา กลับมาคิดซ้ำน่าจะใช้เวลามากกว่า 2 นาที เรียกว่าทำให้เสร็จไปเลยจะได้ประสิทธิภาพมากกว่า

    ขั้นตอน Clarify คือการคิดตัดสินใจเกี่ยวกับข้อมูลเอกสารที่รับเข้ามาใหม่ (email, in-tray, etc)ว่ามีงานอะไรท่ีต้องทำต่อไป ในขั้นตอนนี้ เราต้องการตัดสินใจเกี่ยวกับข้อมูลใหม่ๆทั้งหมด (เช่นการเคลียร์อีเมลใหม่ๆจนหมด) เพื่อเห็นภาพรวมของงานที่ต้องทำอย่างครบถ้วน และสามารถจัดสรรเวลา(ที่มีอยู่อย่างจำกัด)ให้งานต่างๆตามลำดับความสำคัญได้อย่างเหมาะสม ระหว่างClarify ถ้าพบว่างานที่ต้องทำนั้น สามารถทำให้เสร็จได้ใน2นาที เราก็แนะนำให้ทำตามกฎนี้

    เคยมีผู้เข้าอบรมถามว่าทำไม่ต้อง 2 นาที ทำไมเป็น 5 หรือ 10 นาทีไม่ได้..

    ความจริงแล้วเรื่องนี้ขึ้นอยู่กับแต่บุคคลและสถานการณ์ ถ้าเป็นวันที่ไม่มีงานต้องทำมาก และการขยายเวลาจาก 2 นาที เป็น 5 นาที หรือ 10 นาที ยังทำให้เราเคลียร์งานได้หมด เห็นภาพรวมของงานและทำงานตามลำดับความสำคัญได้ ก็สามารถปรับเปลี่ยนกันได้ แต่เท่าที่ดิฉันสอนGTDมา ผู้เข้าอบรมต่างมีงานล้นมือ และต้องจัดลำดับความสำคัญของงานกันทั้งนั้น

    เมื่อเวลาน้อยกว่างานที่ต้องทำ ดิฉันแนะนำว่ากำหนดเวลาไว้ที่ 2 นาทีตามที่David Allenกล่าวไว้ เราจะได้อ่าน/เคลียร์อีเมลจนหมดได้เร็วที่สุด และเริ่มลงมือทำงานที่สำคัญและมีคุณค่าที่สุดได้เร็วที่สุดเช่นกัน
    by Arweekarn Phansangiam
    19 June 2016

    Facebooktwittergoogle_pluslinkedinmail