ใช้ปฏิทินให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

    ถ้าอยู่ๆข้อมูลในปฏิทินหายไป ดิฉันคงจะเกิดอาการสติแตกแน่นอน และ เชื่อว่าหลายๆท่านก็คงรู้สึกคล้ายๆกัน เพราะปฏิทินเป็นเครื่องมือที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งในการทำงาน มีข้อมูลที่สำคัญอยู่เป็นจำนวนมาก

    ทุกวันนี้เราคุ้นเคยกับการใช้ปฏิทินกันอยู่แล้ว ทั้งเรื่องงานและเรื่องส่วนตัว คนส่วนใหญ่ใช้ปฏิทินมากเกินไป จดทุกอย่างไว้จนปฏิทินแน่นไปหมด มีreminderเตือนเป็นจำนวนมาก และที่ดิฉันสังเกตุเห็นคือ reminderเหล่านี้มักถูกละเลยอยู่เป็นส่วนใหญ่ นี่เป็นตัวชี้ที่สำคัญว่าเราไม่เชื่อสิ่งที่เราบันทึกไว้ในปฏิทิน มากไปกว่านั้นแล้ว การถูกเตือนในลักษณะนี้เป็นการสร้างความกดดัน และความเครียดโดยไม่จำเป็น

    คุณ​David Allenแนะนำว่า เราควรใช้ปฏิทินเพื่อบันทึกงานสำคัญ ที่เฉพาะเจาะจงตามวันหรือเวลาเท่านั้น ได้แก่ (1)งานหรือนัดหมายที่ต้องทำในเวลานั้นๆเท่านั้น นี่เป็นสิ่งที่คนส่วนใหญ่คุ้นเคยกันดีอยู่แล้ว (2)เรื่องที่ต้องทำในวันนั้นๆ คือทำตอนไหนก็ได้ แต่ต้องเป็นวันนั้นๆและ (3)ข้อมูลสำหรับวันนั้น เช่น deadline วันเกิด วันหยุด

    เมื่อใช้ปฏิทินอย่างเหมาะสม reminderในปฏิทินเตือนขึ้นมาเมื่อใด เราจะรู้ทันทีและเชื่อได้ว่านั่นคือเวลาที่เราต้องทำงานนั้นจริงๆ ไม่ต้องคอยคิดซ้ำ.. เป็นการใช้เครื่องมือที่มีอยู่ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด และยังลดความเครียดลงได้อีกด้วย

    ส่วนงานที่ไม่ต้องทำตามวันหรือเวลาทำที่เฉพาะเจาะจง GTDแนะนำให้นำไปจดไว้ในNext Action List หรือรายการงานที่ต้องทำ และหยิบขึ้นมาเลือกทำเมื่อมีเวลาจากการทำงานในปฏิทิน

    by Arweekarn Phansangiam
    7 September 2016

    Facebooktwittergoogle_pluslinkedinmail