EMAIL BEST PRACTICES FOR TEAMS

    481C290D-1308-48B1-889B-684BEBA51108
    นอกจากจะรู้วิธีจัดการให้ email inbox ของเราเป็นศูนย์แล้ว GTD ยังมีคำแนะนำในการใช้emailเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานด้วยemailให้กับทีมหรือองค์กรของเราด้วย

    1. เลือกช่องทางการสื่อสารตามความเหมาะสม
    emailอาจจะไม่ใช่ช่องทางการสื่อสารที่ดีที่สุดเสมอไป สำหรับเรื่องที่ค่อนข้างsensitiveหรือมีรายละเอียดมาก การเลือกที่จะประชุม โทรคุย หรือเดินไปคุยกันจะช่วยให้ทุกฝ่ายมีความเข้าใจตรงกัน และลดการส่งemailโต้ตอบกันได้มาก เรื่องที่เริ่มคุยกันทางemailก็ไม่จำเป็นต้องอยู่ในemailตลอดไป ในบางขั้นตอนการสื่อสารด้วยช่องทางอื่นอาจเป็นทางเลือกที่ดีกว่า และถ้ามองจากอีกด้าน การประชุมบางประชุมอาจจะไม่จะเป็น และสามารถใช้emailในการสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ ถ้าเรามั่นใจว่าทุกคนจะจัดการให้email inboxเป็นศูนย์อยู่เสมอ

    2. To: vs Cc:
    ถ้าใครเคยได้รับemailที่ดูแล้วไม่แน่ใจว่าใครต้องทำอะไรจริงๆ เพราะผู้รับทุกคนอยู่ในช่อง To: กันหมด คงพอเข้าใจเหตุฟลว่าทำไมเราจึงควรจะคิดให้ดีก่อนส่งemailว่าควรจะ To:ใคร และ Cc:ใครบ้าง เราแนะนำว่า ควรจะTo:ผู้ที่ต้องลงมือทำอะไรสักอย่างในเรื่องนั้นๆ(อาจจะมีหลายท่าน) ส่วนผู้ที่แจ้งเพื่อทราบควรจะอยู่ใน Cc: ถ้าเราเริ่มใช้To: และ Cc: ตามคำแนะนำนี้ อาจจะสังเกตว่าเราเองก็เริ่มเขียนemaiได้ชัดเจนขึ้น – ว่าเราต้องการอะไร จากใคร และถ้าคนอื่นๆในทีมใช้To: และ Cc: ในลักษณะเดียวกัน ทุกคนก็คงจะทำงานได้ง่ายขึ้น เร็วขึ้น แน่นอนว่าทุกคนยังต้องอ่านและเคลียร์email inboxอยู่เสมอ แต่เราสามารถเห็นได้ตั้งแต่แรกว่าเรื่องไหนที่เราต้องทำ เรื่องไหนที่เราแค่ต้องรับทราบเท่านั้น

    3. Subject lines
    ควรเขียนหัวข้อemail หรือsubject linesให้ชัดเจนว่าเป็นเรื่องอะไร ยิ่งสมัยนี้เราทำงานผ่านหน้าจอโทรศัพท์มือถือหรือtabletกันมากขึ้น การเขียนหัวข้อให้ชัดเจนจะช่วยให้เราสามารถตัดสินใจเลือกอ่านหรือเลือกทำงานที่สำคัญได้ก่อน โดยเฉพาะเวลาที่เราไม่ได้อยู่ที่ออฟฟิสและมีเวลาสั้นๆที่จะเช็คemail เราสามารถเปลี่ยนหัวข้อemailได้ บางครั้งเรื่องที่โต้ตอบกันในemailได้เปลี่ยนไปจากตอนเริ่มต้นแล้ว เราก็ควรจะเปลี่ยนหัวข้อemailให้เหมาะสมตามเนื้อเรื่องที่คุยกันอยู่

    เทคนิคอีกอย่างคือการใช้ตัวย่อเพื่อบอกว่าจบข้อความแล้ว เช่น “EOM” ซึ่งย่อมาจาก End of a message เราสามารถใช้ email ลักษณะนี้ส่งข้อความสั้นๆ เช่น การตอบรับ ตอบขอบคุณ หรือ ตอบว่ากำลังดำเนินการอยู่ ไปยังผู้ที่ส่งemailมาหาเราในตอนแรก ผู้รับจะเห็นข้อความของเราทันทีจากsubject line และทราบว่าไม่จำเป็นต้องเปิดอ่านemaiฉบับนั้น ตัวอย่างเช่น “Re: รายงานการประเมินผลemployee engagement survey 2015. – ได้รับเรียบร้อยแล้ว ขอบคุณมากค่ะ. EOM”

    4. Reply to All
    ถ้าไม่ได้ตอบกลับทุกคนจริงๆ ก็อย่าใช้Reply to All คนส่วนมากใช้ฟังก์ชั่นนี้เพราะสะดวก รวดเร็ว โดยมักไม่ได้คำนึงถึงเรื่องประสิทธิภาพการทำงาน ในทางกลับกัน ถ้าจะส่งemailออกไป หยุดคิดซักนิดว่าใครบ้างที่ควรได้รับemailฉบับนี้จริงๆ หน้าที่ความรับผิดชอบของบุคคลนั้นๆเกี่ยวกับเรื่องนี้หรือไม่ ถ้าไม่แน่ใจก็ให้ถามดูก่อนจะดีกว่า
    อีกเทคนิคหนึ่งที่ใช้กันคือ ในกรณีที่เหมาะสมให้ใช้ Bcc: สำหรับผู้รับทั้งหมด ผู้รับเท่านั้นที่จะได้รับemailตอบกลับ

    5. Response Time
    เราแนะนำให้มีการตกลงกันในเรื่องเวลาตอบกลับสำหรับการสื่อสารภายในและภายนอกทีม/องค์กร ถ้าไม่ได้มีการพูดคุยกันไว้ชัดเจน “ASAP” อาจก่อให้เกิดการขัดแย้งในการทำงานได้ง่ายๆ บางคนอาจจะเข้าใจว่า “เร็วที่สุดที่เป็นไปได้” ในขณะที่บางคนเข้าใจว่า “ด่วนที่สุด ทันที”
    ในทีมงานDavid Allen Company ข้อตกลงของการตอบกลับภายในองค์กรคือ ภายในสองวันทำการ และนี่คือการตอบกลับเท่านั้น ไม่ได้แปลว่างานทุกอย่างเสร็จเรียบร้อยแล้ว การตอบกลับทำให้อีกฝ่ายสบายใจได้ว่างานนั้นไม่ได้ตกหล่นหายไปไหน สองวันทำการอาจจะไม่ใช่เวลาที่เหมาะสมเสมอไปและต้องมีการปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมกับลักษณะงานรวมถึงปัจจัยอื่นๆที่เกี่ยวข้อง กุญแจสำคัญในเรื่องนี้คือ การมีข้อตกลงอย่างชัดเจนเพื่อทุกคนที่เกี่ยวข้องจะได้ทำงานตามมาตรฐานและความเข้าใจที่ตรงกัน

    บทความต้นฉบับโดย Kelly Forrister, Senior GTD Coach & Trainer
    http://gettingthingsdone.com/2015/12/email-best-practices-for-teams/

    Facebooktwittergoogle_pluslinkedinmail