GTD Steps

5 ขั้นตอน GTD เพิ่ม Productivity แบบไม่เครียดอีกต่อไป

Getting Things Done® หรือ GTD คือ ระบบการจัดการที่จะทำให้คุณเข้าใจ และจัดการสิ่งต่าง ๆ ในชีวิตประจำวันได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยช่วยให้คุณโฟกัสกับสิ่งที่ต้องทำและทำให้งานเสร็จสิ้นอย่างเหมาะสม

คุณจะรู้ว่าคุณสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าที่คุณคิด โดยที่ GTD ทำหน้าที่เป็นระบบที่ช่วยคุณในการจัดการสิ่งต่างๆ ที่คุณต้องรับผิดชอบและช่วยให้ชีวิตคุณมี Work-Life Balance ที่ดีขึ้นเมื่อคุณได้นำแนวคิดแบบ GTD ไปใช้อย่างถูกต้อง

5 ขั้นตอน GTD – Getting Things Done® มีดังนี้

1- Capture

เก็บรวบรวมข้อมูลที่เข้ามาทั้งหมด รวมทั้งไอเดียที่เกิดขึ้นทุกอย่าง ถ้าเราเก็บไอเดียไว้ในหัวเราเยอะ ๆ จะทำให้เราสับสนและลืมได้ง่าย เราแนะนำให้จดไอเดียและความคิดลงในกระดาษหรือแม้กระทั่ง Application บนมือถือ แล้วคุณจะไม่ลืมทุกอย่างที่คุณคิดได้และยังสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ภายหลัง

เราควรรวบรวมเรื่องต่าง ๆ ที่วนเวียนในหัวสมองของเราออกมาให้ครบถ้วนจริงๆ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องที่เราอยากทำ ต้องทำ ควรทำ แต่ยังทำไม่เสร็จ หรือจัดการไม่เรียบร้อยแบบที่เราต้องการ ตัวอย่างเช่น โปรเจ็คใหม่ ของทีต้องซื้อ คนที่จะคุยด้วย และ อื่น ๆ

การจดรวบรวมเรื่องต่าง ๆ ไม่ได้ทำแค่เฉพาะในเรื่องงาน แต่ทำได้กับทุกเรื่องที่อยู่ในหัว เป็นเหมือนการเคลียร์หน่วยความจำ เคลียร์ RAM สมองของเรา จึงทำให้รู้สึกโล่งหัวขึ้น เมื่อเราจดออกมาให้เห็นว่ามีอะไรที่ยังต้องทำบ้าง ทำให้ความวิตกกังวลและความเครียดลดลง

2 – Clarify

หลังจากที่เราได้ข้อมูลทุกอย่างมาแล้วเราต้องมา Clarify หรือตัดสินใจให้ชัดเจนว่า ในแต่ละเรื่องนั้น เราต้องทำอะไรหรือไม่ และถ้าต้องทำ ต้องทำอะไร

มีคำถาม 2 คำถามที่เราแนะนำให้เอาไปใช้ตัดสินใจข้อมูลใหม่ ๆ ของคุณ

  1. Is it actionable? เราต้องทำอะไรหรือไม่
  2. What’s the next action? ถ้าต้องทำ แล้วอะไรคืออย่างแรกที่เราจะสามารถทำได้เกี่ยวกับเรื่องนี้ การกระทำ (next action) นั้นคืออะไร

ตัวอย่าง next action ได้แก่

● โทรหา…
● พิมพ์เอกสาร…
● ดาวน์โหลด…
● โอนเงินค่า…
● ร่างข้อมูล…
● กรอกเอกสาร…
● search…

ถ้า next action ทำให้เสร็จได้โดยใช้เวลาไม่เกิน 2 นาที ก็ควรทำ next action นั้นให้เสร็จไปเลยค่ะ ถ้าใช้เวลานานกว่านั้นก็แนะนำให้ไปจดใส่ลิสต์ไว้ก่อน ส่วนข้อมูลที่เราไม่ต้องทำอะไร ก็ควรจะจัดเก็บ หรือ ทิ้งไปให้เรียบร้อยด้วย (ขั้นตอน Organize)

3 – Organize

หลังจาก Clarify เรียบร้อยเราก็ต้องนำข้อมูลมา Organize หรือบันทึก และจัดหมวดหมู่ให้กับสิ่งนั้น

• To Do list ใช้จดงานที่ใช้เวลามากกว่า 2 นาที จะทำตอนไหนก็ได้
ปฏิทิน ใช้สำหรับงานที่ time sensitive เช่น การประชุมพบปะที่ต่าง ๆ
Projects list ใช้จดชื่อโปรเจ็คที่ยังไม่จบ
Waiting for list จดงาน/ข้อมูลที่รอจากคนอื่น

สำหรับเรื่องที่ไม่ต้องทำอะไร เช่น Reference Material ก็เพียงเก็บเข้าแฟ้มให้เป็นหมวดหมู่ ง่ายต่อการหยิบขึ้นมาใช้ใหม่ และข้อมูลที่ไม่ต้องการ หรือสามารถหาใหม่ได้จากinternet ก็ควรทิ้งไปทันที

4 – Reflect

เมื่อเรา Organize สิ่งที่ต้องทำแล้วยังไม่พอ คุณต้องกลับมาทบทวนประเมินภาพรวม จัดลำดับความสำคัญ และจัดสรรทรัพยากรอย่างเหมาะสม งานบางอย่าง หรือบาง Project อาจต้องเลื่อนไปก่อน และ หมั่นอัปเดตงานต่าง ๆ ที่คุณได้ทำขึ้นมาทั้งหมด

ดูลิสต์งาน และ ปฏิทินทุกวันเพื่อเลือกทำงานที่เหมาะสมที่สุด และสัปดาห์ละครั้ง ทำ weekly review เพื่อเตรียมตัวให้พร้อมสำหรับสัปดาห์ต่อไป

5 – Engage

หยิบลิสต์งานขึ้นมาดู เพื่อให้คุณสามารถเลือกและลงมือทำได้อย่างมั่นใจว่าคุณทำในสิ่งที่เหมาะสมที่สุดจริงๆ พร้อมๆกัน คุณก็มั่นใจในสิ่งที่ยังไม่ทำที่อยู่ในลิสต์ ว่ายังรอได้ คุณจะไม่ตกหล่น และจะกลับมาทำทีหลัง

สนใจอยากโค้ช และ เรียนรู้เกี่ยวกับ GTD 

GTD COURSES & COACHING 

CERTIFIED GTD® COACHING

In-person and virtual private sessions to work with you to turbo-charge your productivity. With customized scheduling and content specific to your needs.

คลิกดูรายละเอียดเพิ่มเติม GTD COURSES & COACHING

Leave a Comment

Your email address will not be published.

Scroll to Top