gtd reduce burn out

รู้จัก GTD หยุดความเครียดสะสม ชีวิตยุ่งเหยิง Burn out หมดไฟ

คุณกำลังรู้สึกหมดเรี่ยวแรงในการใช้ชีวิต รู้สึก burn out หมดไฟในการทำงาน อยู่หรือเปล่า ความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นตลอดเวลา ความกดดันต่าง ๆ และสถานสถานการณ์โรคระบาดใน 2-3 ปีที่ผ่านมา ยิ่งทำให้เกิดภาวะนี้มากขึ้น

การทำงานในยุคโควิด ไม่ได้ง่ายอย่างที่คิด งานที่มากขึ้น องค์กรที่คาดหวังผลสำเร็จมากขึ้น ในสถานการณ์ที่ไม่ปกติ Work from home ไม่มีระบบของบริษัทมาคอยช่วยเตือน ไม่มีเวลาทำงานที่แน่นอน เส้นแบ่งขอบเขตการทำงานหายไป ไม่สามารถปิดสวิตซ์ได้เมื่อถึงเวลาต้องหยุดพัก

หลายคนปรับตัวไม่ได้ยิ่งทำให้ชีวิตเครียดมากขึ้น ชีวิตยุ่งจนเกิด burnout syndrome กับการทำงาน และการใช้ชีวิต

ทำไมเราถึงเครียด มีชีวิตยุ่งเหยิง

ความเครียดที่เราต้องเผชิญ เกิดขึ้นได้จากปัญหาต่าง ๆ โดยปัญหาในชีวิตเรามีอยู่ 2 แบบ คือ ปัญหาที่เราควบคุมไม่ได้ เช่น โรคระบาด COVID-19 ภัยพิบัติ น้ำท่วม แผ่นดินไหว สงคราม ฯลฯ กับ ปัญหาที่เราควบคุมได้ ปัญหาที่เกิดจากการบริหารจัดการชีวิตของเราเอง

ความเครียดที่เราเจอเป็นประจำมักเกิดจากความเครียดที่เราควบคุมได้ แต่ไม่สามารถหาวิธีจัดการได้อย่างดี จนเป็นสาเหตุของชีวิตที่ยุ่งเหยิง หาทางออกไม่ได้

“มาลองสำรวจกันว่า ตัวคุณเองกำลังเจอปัญหาอะไรอยู่บ้าง?

  • Information Overload ทุกวันนี้เราต้องเผชิญกับข้อมูลที่เข้ามาหาเราจนท่วมท้นมากเกินจนอิรุงตุงนังอยู่ในหัว ตั้งแต่ลืมตาตื่นขึ้นมา หยิบมือถือขึ้นมาก็เจอกับฟีดข่าว แชทข้อความไลน์เด้งไม่หยุด Push Mail มาแต่เช้าตรู่จวบจนหลับตานอนก็ยังมีสารพัดเรื่องเข้ามาไม่หยุด ทุกอย่างที่เข้ามาอยู่ในหัว จนเราไม่รู้ว่าต้องตัดสินใจทำอะไรบ้าง
  • งานที่ไม่มีขอบเขตชัดเจนอีกต่อไป การทำงานในองค์กรต่าง ๆ ทุกวันนี้ ไม่ใช่ถูกจำกัดแค่นั่งอยู่ในแผนก ทำงานเดิม ๆ ในหน้าที่ตัวเองแค่อย่างเดียว แต่ละ Project อาจต้องทำได้ตั้งแต่จนจบงาน ด้วยขอบเขตที่ไม่ชัดเจนของงานในปัจจุบัน ทำให้เกิดงานงอก งานเพิ่มขึ้นแบบไม่รู้ตัวได้
  • ทำอะไรไม่สำเร็จ ขาดโฟกัส เราจะยิ่งคิดวนเวียนอยู่ในหัว ถ้าสิ่งที่ต้องทำยังไม่ได้ทำ หรือ ไม่ได้ตัดสินใจว่าจะทำอย่างไร ไม่ได้จดออกมา ยิ่งสิ่งต่าง ๆ ติดอยู่ในหัวมากเท่าไหร่ สมองก็คอยวนเวียนคิดถึงสิ่งที่ต้องทำซ้ำไปซ้ำมา ความเครียดก็ยิ่งเพิ่มขึ้น นั่งอยู่ในห้องประชุมก็คิดถึงเรื่องอีเมล์ที่ยังไม่ได้ตอบ สายลูกค้าที่ยังไม่ได้โทร ประชุมก็ไม่รู้เรื่องไปอีก กลายเป็นเสียหายทุกด้าน
  • Always YES ไม่รู้จักปฏิเสธ ความกังวลจากเรื่องต่าง ๆ ที่รับปากไว้ หรือ ตั้งใจไว้แต่ก็ทำไม่ได้ ทั้งต่อคนอื่น และ ต่อตัวเอง เช่น ตั้งใจจะออกกำลังกาย รับปากว่าจะให้เวลาแฟนมากขึ้น ฯลฯ ทั้งหมดเป็นผลจากการที่รับปากมากเกินไป ไม่รู้จักปฏิเสธ
  • จัดลำดับความสำคัญไม่ได้ ไม่มีความมั่นใจว่าได้เลือกทำงานที่เหมาะสมที่สุดจริง ๆ หรือเปล่า

การเผชิญกับปัญหาต่าง ๆ และไม่สามารถจัดการได้ ทำให้เกิดความเครียดที่ไม่จำเป็น คนส่วนใหญ่ยังจัดการปัญหาที่เกิดขึ้นแบบผิด ๆ โดยพยายามใช้สมองไปกับการจดจำเรื่องที่ต้องทำ หรือ ทำ To do list แบบผิด ๆ เพื่อใช้ในการทำงานให้ได้มากที่สุด แต่ก็ยังไม่สามารถบริหารงาน หรือ จัดการชีวิตได้ดีขึ้น นั่นเป็นเพราะขีดจำกัดของสมองของเรานั่นเอง

รู้ไหมว่า? เรื่องที่สมองของเราทำได้แย่ที่สุดคือ ‘การจำ’

RAM ของสมองเรามีพื้นที่ จำได้แค่  4 เรื่องก็เต็มแล้ว

ในบทความThe Magical Number Seven, Plus or Minus Two: Some Limits on Our Capacity for Processing Information โดย George A Miller น่าจะเป็นบทความที่มีคนอ้างถึงมากที่สุด เมื่อเราพูดกันเรื่องความสามารถที่จำกัดของสมองของเรา

การศึกษาของ Miller ในช่วงปี 1956 สรุปได้ว่า สมอง (ส่วน working memory) นั้นมีความสามารถจำกัด และจะจำเรื่องที่ไม่เกี่ยวข้องกันได้แค่ 7 เรื่อง (+/- 2) ซึ่งแค่นี้แทบจะไม่พอสำหรับเราในวันที่ชีวิตยุ่ง ๆ แล้ว ในช่วงหลังมานี้มีงานวิจัยที่ออกมาใหม่ [1] บอกว่าตัวเลขลดลงมาเหลือแค่ 3-5 เรื่องเท่านั้น!

หากอยากบริหารจัดการชีวิตให้ดีขึ้น ลดเรื่องวุ่นวายทั้งในชีวิตส่วนตัว ชีวิตทำงาน และทำหลายสิ่งได้มากขึ้นโดยใช้ความพยายามน้อยลง ความเครียดลดลง คุณจำเป็นต้องเลิกนิสัยพยายามจำทุกอย่างที่ต้องทำเสียก่อน รวมถึงการบริหารเวลาก็อาจไม่ใช่วิธีที่ใช่ เพราะกุญแจสำคัญของ GTD คือ การบริหารจัดการโฟกัสของตัวเอง

GTD is not about time management, it’s about attention management.

ทำความรู้จัก GTD – Getting Things Done®

GTD หรือ Getting Things Done® คือ ระบบจัดการชีวิตการทำงาน ถูกริเริ่มมาจากงานที่ปรึกษา และ coaching ของ David Allen และได้เขียนหนังสือธุรกิจแนวพัฒนาตนเองชื่อ Getting Things Done: The Art of Stress-free Productivity ตีพิมพ์ครั้งแรกในปี 2001 ติดอันดับ New York times Best Seller ได้รับการแปลและตีพิมพ์ไปกว่า 28 ภาษา รวมทั้งภาษาไทย (ใช้ชื่อว่า บริหารชีวิต พิชิตความสำเร็จ)

Getting Things Done® นำเสนอวิธีบริหารจัดการขั้นตอนการทำงาน เพื่อให้ได้ประสิทธิภาพในการทำงานอย่างสูงสุด โดย David เขียนจากประสบการณ์ตรงในการเป็น coach และที่ปรึกษา และได้นำเสนอ Work-flow ในการจัดการเวลา ซึ่งต่อมาได้รับความนิยมกันอย่างแพร่หลายในฐานะระบบการบริหารจัดการเวลาสำหรับ ผู้บริหาร นักคิด และบุคคลทั่วไปที่ต้องการจะบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด

วิธีการของ GTD อยู่บนแนวคิดที่ให้เราเอาเรื่องราวต่าง ๆ ที่วนเวียนอยู่ในหัว ทั้งเรื่องส่วนตัว เรื่องงาน สารพัดเรื่องออกมาจากหัวด้วยการจดออกมาให้หมด แล้วทำการประมวลผลข้อมูล แจกแจง จัดการให้เป็นระเบียบในระบบที่จะหยิบดู เพื่อเลือกที่จะลงมือทำงาน

GTD เป็นวิธีการที่คุณสามารถนำมาใช้ได้จริง และยังนำไปปรับใช้ได้กับทุกเรื่อง ไม่ว่าจะเป็นชีวิตส่วนตัว ชีวิตการทำงาน และสิ่งที่สำคัญคือ GTD ยังช่วยจัดการกับความเครียด หรือ ภาวะ Burn out ที่คุณอาจต้องเผชิญอีกด้วย

“The purpose of GTD is not to organize or to handle the stuff you know, but it invites you to discover the things you don’t know. You can have a clear mind that is inviting serendipity and staying lucky on purpose” – Richard Levi

วัตถุประสงค์ที่แท้จริงของ GTD ไม่ใช่เพื่อการจัดการหรือรับมือกับสิ่งที่เรารู้ แต่เป็นการเปิดทางให้เราค้นพบกับสิ่งที่เราไม่รู้ ถ้าสมองของคุณปลอดโปร่ง คุณจะเปิดทางให้กับการค้นพบสิ่งที่ต้องการโดยไม่ต้องออกตามหา และมีโชคชัยในการเดินตามเป้าหมายของคุณ

5 ขั้นตอนของ GTD Getting Things Done®

1 Capture

Capture คือ การรวบรวม และ จดเรื่องต่าง ๆ ที่วนเวียนในหัวสมองของเราออกมา ทั้งเรื่องที่เราอยากทำ ต้องทำ ควรทำ แต่ยังทำไม่เสร็จ รวบรวมทั้งหมดไว้ให้ครบถ้วน โดยจดทุกอย่างลงในอุปกรณ์ที่คุณถนัดที่สุด เช่น สมุดบันทึก แท็บเล็ต Application หรือ กระดาษโน้ต ฯลฯ

2 Clarify

หลังรวบรวมสิ่งต่าง ๆ ออกมาแล้ว เราจะเห็นทุกสิ่งในหัวของเราถูกเอาออกมา ให้นำสิ่งที่เรารวบรวมจดบันทึกไว้ มาแจกแจง Clarify ตัดสินใจว่าอะไรที่ไม่ต้องทำ อะไรที่ต้องทำ แล้วต้องทำอะไร (Next Acion) อะไรให้คนอื่นทำแทนได้ อะไรเก็บพักไว้ก่อนได้ โดยแจกแจงออกมาให้ชัดเจนที่สุด

3 Organize

หลังจากการ clarify ประมวลผลรายการ เรื่องราว ๆ ต่างแล้ว คุณต้องจัดระเบียบรายการงานและข้อมูลต่าง ๆ ด้วยวิธีใดวิธีหนึ่ง เพื่อจะได้ไม่ต้องวนกลับเข้าไปในสมองอีกต่อไป ตัวอย่างการจัดระเบียบข้อมูล เช่น ใส่นัดหมายลงใน Calendar  บันทึก Next Action ลงลิสต์งาน ต่าง ๆ ใน เครื่องมือที่คุณเลือก เช่น MS To Do, Google Keep etc

4 Reflect

ทบทวนประเมินภาพรวมของสิ่งที่ต้องทำทั้งหมดจากระบบที่มี ในขั้นตอน organize

พอเรามีระบบที่มีข้อมูลครบถ้วน จะช่วยให้เราตัดสินใจได้อย่างมั่นใจ ไม่ว่าจะเลือกที่จะทำ หรือ ไม่ทำอะไร หรือเลือกที่จะรับงานอะไรมาเพิ่ม หรือปฏิเสธ

5 Engage

เลือกตัดสินใจลงมือทำได้อย่างมั่นใจ พร้อม ๆ กับมั่นใจในสิ่งที่ยังไม่ทำตอนนี้ แล้วจะกลับมาทำทีหลังด้วย

การเรียนรู้ GTD ดีอย่างไรกับชีวิตและการทำงาน

  • ลดความยุ่งยากในชีวิตและการทำงาน ด้วยเทคนิคและวิธีการที่ได้รับการพิสูจน์มาแล้วกว่า 20 ปี
  • จัดลำดับความสำคัญของงาน ปรับปรุงความสามารถในการจัดลำดับความสำคัญของงาน ตามบริบท และเวลาที่มีอยู่
  • ลดความเครียด ไม่ต้อง ‘จดจำ’ ในเรื่องที่ไม่จำเป็น ลดความเครียดแลกความกังวล นอกจากนี้ยังสามารถใช้สมองไปคิดสร้างสรรค์งานได้เพิ่มขึ้น
  • Weekly Review® ช่วยให้เห็นภาพรวมที่กว้างขึ้นของงานที่กำลังทำอยู่ เห็นขั้นตอนที่กำลังดำเนินการ และ เป้าหมาย
  • สร้าง Work-life Balance ช่วยให้ปิดสวิตซ์จากการทำงาน เมื่อกลับถึงบ้าน ไม่แบกเอาความกังวล ความเครียดกลับไปด้วย
  • ช่วยให้ชีวิตกลับเข้าที่เข้าทาง เมื่อบริหารชีวิตได้แล้ว ก็ช่วยให้ชีวิตที่ออกนอกลู่นอกทางไป กลับมาอยู่ในตำแหน่งที่สามารถควบคุมสิ่งต่าง ๆ ได้ สามารถบริหารจัดงาน ภารกิจหน้าที่ต่าง ๆ ได้อย่างไม่ตกหล่น
  • เพิ่ม Productivity GTD เป็นเรื่องของการสร้างสภาวะที่เราสามารถทำให้เราอยู่กับปัจจุบันได้ 100% โฟกัสกับสิ่งที่เราเลือกจะทำ เราสามารถอยู่ใน flow ของงานเต็มที่ ใช้สมองได้เต็มประสิทธิภาพ และด้วยสภาวะแบบนี้ งานก็จะเกิด Productivity สูงสุด โดยไม่เกิดภาวะเครียดจากการทำงาน

“หากคุณกำลังหมดไฟ Burn Out รู้สึกชีวิตไม่อยู่ในร่องในรอยที่ถูกต้อง

มาเรียนรู้หลักการบริหารการทำงานของตนเอง เพื่อจัดการกับสถานการณ์ที่วุ่นวาย ทั้งในเรื่องส่วนตัว งานที่ต้องรับผิดชอบ งานเร่งด่วน งานที่ต้องรีบตัดสินใจ อย่างเป็นระบบ ช่วยให้สามารถจัดเรียงและเลือก ทำงานตามลำดับความสำคัญ”

สนใจอยากโค้ช และ เรียนรู้เคล็ดลับ วิธีการเกี่ยวกับ GTD

GTD COACHING
GTD®  WORKFLOW COACHING

In-person and virtual private sessions to work with you to turbo-charge your productivity. With customized scheduling and content specific to your needs.

คลิกดูรายละเอียดเพิ่มเติม GTD COACHING


 [1] WORKING MEMORY CAPACITY LIMITS

Leave a Comment

Your email address will not be published.

Scroll to Top